Couverture COBRA gratuite et étendue en vertu de l’ARPA

Section 9501 de l’American Rescue Plan Act de 2021 (l'”ARPA”)[1] exige que certains employeurs offrent une couverture COBRA gratuite à certaines personnes entre le 1er avril 2021 et le 30 septembre 2021. L’ARPA prévoit des crédits d’impôt pour les employeurs afin de compenser le coût de la couverture COBRA. Le droit à la couverture COBRA gratuite s’étend à certaines personnes dont le droit à la couverture COBRA a pris fin précédemment.

La version originale de ce billet, écrite peu après l’adoption de l’ARPA, passait en revue l’admissibilité à la couverture gratuite et à la couverture étendue, le fonctionnement des crédits d’impôt et les problèmes potentiels liés aux couvertures d’assurance. Le 7 avril 2021, le ministère du travail (le “DOL”) a publié des orientations sur la loi sous la forme d’une “Foire aux questions” et de divers modèles d’avis qui peuvent être utilisés en relation avec la loi.[2] Ce post reflète les orientations récentes du DOL.

Contexte

COBRA[3] La loi COBRA est une loi fédérale qui oblige généralement les employeurs (y compris ceux des États et des collectivités locales) ayant des plans de santé collectifs à offrir aux employés et aux personnes à charge couvertes (“bénéficiaires qualifiés COBRA”) le droit de continuer à bénéficier de la couverture du plan de santé collectif dans certaines circonstances où la couverture cesserait autrement. En vertu de cette loi, les régimes de santé collectifs comprennent les régimes de soins médicaux, de médicaments sur ordonnance, de soins dentaires et de soins de la vue. En vertu de la loi COBRA, il existe une exemption pour les petits employeurs qui s’applique si tous les employeurs qui maintiennent le régime collectif de santé employaient normalement moins de 20 salariés un jour ouvrable typique au cours de l’année civile précédente.

Certains États ont des “mini-lois COBRA” qui sont conçues pour s’appliquer éventuellement aux employeurs de moins de 20 employés, ainsi qu’aux employeurs de “plan d’église” qui sont exemptés d’ERISA. Ce billet de blog n’aborde pas l’application de la section 9501 de l’ARPA aux “mini lois COBRA” au niveau des États.

COBRA exige qu’un employeur offre la continuation de la couverture pendant 18 mois lorsque la couverture est perdue en raison de la réduction des heures de travail ou de la cessation d’emploi d’un employé couvert (autre que pour cause de faute grave). Des prolongations de la période de couverture de 18 mois sont possibles dans certaines circonstances, telles qu’une invalidité, le décès, le divorce de l’employé couvert ou un enfant qui cesse d’être à charge selon les termes du plan.

Le droit d’un bénéficiaire qualifié à la couverture COBRA cesse si l’individu devient couvert par un autre plan de santé collectif qui ne contient pas d’exclusion ou de limitation concernant une condition préexistante. Les droits COBRA cessent également si un bénéficiaire qualifié devient admissible à Medicare, après avoir choisi la couverture COBRA.

Les employeurs sont autorisés à facturer aux bénéficiaires qualifiés jusqu’à 102 % des coûts de la couverture du plan de santé collectif.

Couverture COBRA gratuite

En vertu de la section 9501 de l’ARPA, les plans de santé de groupe soumis à COBRA[4] doivent fournir une couverture COBRA gratuite et des droits d’inscription supplémentaires aux “individus éligibles à l’assistance”.

Les personnes admissibles à l’assistance comprennent les bénéficiaires admissibles à COBRA qui sont inscrits à la couverture COBRA dans le cadre d’un régime collectif de soins de santé le 1er avril 2021 ou après cette date, si la couverture dans le cadre du régime est perdue ou a été perdue précédemment en raison de la perte d’un employé couvert :

  • réduction des heures de travail (par exemple, licenciement, mise à pied, etc.), ou

  • la cessation d’emploi (autre qu’une cessation volontaire)..

Ainsi, à titre prospectif, une couverture COBRA gratuite doit être offerte pour les pertes de couverture qui surviennent du 1er avril 2021 au 30 septembre 2021 en raison de la réduction des heures de travail ou de la cessation d’emploi (autre que volontaire) d’un employé couvert.

En outre, une personne admissible à l’assistance comprend une personne qui, à compter du 1er avril 2021, relève de l’une des catégories décrites ci-dessous :

  • Un bénéficiaire qualifié qui est inscrit à la couverture COBRA en raison de la réduction des heures ou de la cessation d’emploi (autre que volontaire) d’un employé couvert ; et

  • Un bénéficiaire qualifié qui est actuellement dans une période d’élection de couverture COBRA régulière en raison de la réduction des heures ou de la cessation d’emploi d’un employé couvert (autre que volontaire).

Dans ces circonstances, l’offre de couverture COBRA gratuite doit être faite à compter du 1er avril 2021.

Néanmoins, la couverture COBRA gratuite ne doit pas être prolongée au-delà de la fin de ce qui aurait été la date d’expiration normale de la période de couverture COBRA sous-jacente (par exemple, 18 mois à compter de la date de cessation d’emploi ou de réduction des heures de travail d’un employé couvert).

L’offre de couverture COBRA gratuite cessera également si une personne devient admissible à une autre couverture de régime de santé de groupe (y compris dans le cadre du régime du conjoint) ou admissible à Medicare, indépendamment du fait que la personne devienne effectivement couverte par l’autre régime ou Medicare.

La loi exige que les personnes bénéficiant d’une couverture COBRA gratuite informent le régime de santé collectif de leur éligibilité à un autre régime de santé collectif ou à Medicare. Les personnes qui ne le font pas peuvent être soumises à une pénalité fiscale. La pénalité fiscale est généralement de 250 $, mais elle peut être beaucoup plus élevée si le manquement est intentionnel.

Droits d’inscription spéciaux pour une couverture COBRA gratuite

L’ARPA prévoit également des droits spéciaux d’inscription à COBRA dans le cadre d’un régime collectif de soins de santé, ainsi qu’une couverture COBRA gratuite, pour les “personnes admissibles à l’aide” suivantes qui ne sont pas inscrites à la couverture COBRA au 1er avril 2021 :

  • Une personne qui avait auparavant le droit de choisir la couverture COBRA en raison de la réduction des heures de travail ou de la cessation d’emploi (autre que volontaire) d’un employé couvert, mais qui a refusé de choisir la couverture COBRA.

  • Une personne qui avait précédemment le droit de choisir la couverture COBRA en raison de la réduction des heures de travail ou de la cessation d’emploi (autre que volontaire) d’un employé couvert, qui a choisi de recevoir la couverture COBRA, et qui a ensuite vu cette couverture interrompue avant le 1er avril 2021.

Dans l’une ou l’autre de ces situations, la personne sera une personne admissible à l’aide seulement si la période maximale de couverture COBRA qui aurait été disponible pour cette personne se prolonge au-delà du 1er avril 2021.

La FAQ du DOL note que 18 mois est la période de couverture COBRA générale pour les événements admissibles qui sont la cessation d’emploi ou la réduction des heures de travail d’un employé couvert. Ainsi, en général, une personne admissible à l’assistance comprendra un employé couvert ou une personne à charge couverte qui a perdu sa couverture à partir du 1er octobre 2019 en raison de la cessation d’emploi (autre que volontaire) ou de la réduction des heures de travail d’un employé couvert.

Toutefois, il semble également que si une prolongation de la période générale de couverture COBRA de 18 mois a été accordée (ou aurait été accordée) à une personne en raison de la survenance d’un événement admissible COBRA (par exemple, une invalidité, un décès, un divorce de l’employé couvert ou un enfant cessant d’être une personne à charge selon les termes du régime), le terme “personne admissible à l’aide” comprendra une personne dont la période de couverture COBRA prolongée s’étendrait au-delà du 1er avril 2021.

Si l’une des règles précédentes s’applique, l’offre de couverture COBRA étendue doit être proposée avec une date d’entrée en vigueur au 1er avril 2021. Toutefois, les FAQ du DOL prévoient qu’une personne qui a un droit d’inscription spécial peut choisir une couverture COBRA gratuite de manière prospective à partir de la date de réception de l’avis de ses droits (voir la discussion sur les avis ci-dessous). (Voir la discussion sur les avis ci-dessous).

Si une personne choisit d’être inscrite en vertu d’un droit d’inscription spécial, la couverture COBRA doit être offerte jusqu’à la fin de ce qui aurait été la date d’expiration normale de la période de couverture COBRA sous-jacente (par exemple, 18 mois à compter de la date de cessation d’emploi ou de réduction des heures de travail d’un employé couvert, ou toute période de couverture prolongée au-delà de cette période initiale de 18 mois). Toutefois, la période de couverture gratuite COBRA ne durera que jusqu’au 30 septembre 2021. Après le 30 septembre 2021, le régime collectif de santé peut facturer la prime COBRA habituelle pour la couverture.

Questions relatives à la cessation d’emploi

En vertu de la section 9501 de l’ARPA, l’offre de couverture COBRA gratuite n’a pas à être faite si la cessation d’emploi de l’employé était ” volontaire “. Il s’agit d’un nouveau concept dans le cadre de la loi COBRA, et de nombreuses questions se posent quant à ce critère de ” volontariat “. Ce point n’est pas explicitement abordé dans les FAQ du DOL.

Par exemple, il n’est pas clair si une cessation mutuelle d’emploi est considérée comme “volontaire” au sens de la loi. Il n’est pas non plus tout à fait clair si un employé couvert sera une personne admissible à l’aide si l’employé a subi une réduction de ses heures de travail (par exemple, un “furlough” ou une “mise à pied”) qui a ensuite conduit à la cessation de son emploi.

Compte tenu de l’intention de la loi, du fait que des crédits d’impôt sont accordés pour aider à compenser les coûts de l’employeur et qu’un employeur peut être tenu responsable de ne pas offrir une couverture COBRA gratuite, nous pensons qu’il serait sage pour les employeurs d’être prudents lorsqu’ils déterminent qu’une offre de couverture COBRA gratuite n’a pas à être faite parce que la cessation d’emploi d’un employé était volontaire.

En outre, il convient de noter qu’auparavant, il n’était pas nécessaire d’offrir la couverture COBRA si le licenciement d’un employé était dû à une “faute grave”. Les FAQ du DOL ont confirmé que cette exception s’applique toujours. Ainsi, si un bénéficiaire qualifié ne s’est pas vu offrir la couverture COBRA auparavant en raison de la cessation d’emploi d’un employé pour cause de faute grave, la couverture COBRA gratuite ne doit pas être offerte à cette personne. De même, la couverture COBRA gratuite ne doit pas être offerte prospectivement à un employé dont le licenciement est dû à une faute grave.

Questions relatives à la notification et au choix

L’ARPA exige que le ministère du Travail publie des modèles de notification que les employeurs peuvent utiliser pour informer les bénéficiaires qualifiés de leurs droits en vertu de la loi. Le DOL a maintenant publié les modèles d’avis suivants :

  • Modèle d’avis général et de choix de couverture continue COBRA

  • Modèle d’avis relatif à la prolongation de la période de choix

  • Modèle d’avis alternatif

  • Modèle d’avis d’expiration de l’aide aux primes (l'”avis d’expiration”)

  • Résumé des dispositions relatives à l’aide au paiement des primes COBRA en vertu de l’American Rescue Plan Act de 2021 (le “résumé”)

Les administrateurs de régimes sont tenus de donner des avis aux personnes admissibles à l’aide existante avant le 31 mai 2021. Les avis expliquent que le droit d’une personne à bénéficier gratuitement de COBRA cessera si elle est admissible à une couverture dans le cadre d’un autre régime collectif de santé.

Un résumé de la loi est inclus dans les avis COBRA. Il est important de joindre ce résumé car il explique la pénalité fiscale qui peut s’appliquer si une personne n’informe pas le régime collectif de santé qu’elle est admissible à une couverture dans le cadre d’un autre régime collectif de santé ou de Medicare.

Les employeurs doivent fournir l’avis d’expiration 15 à 45 jours avant la fin prévue de l’aide aux primes d’un particulier.

Lorsqu’une personne admissible à l’aide reçoit un avis, elle a droit à une période de 60 jours pour choisir la couverture COBRA. Les choix de couverture peuvent être faits rétroactivement à la première date à laquelle la personne était admissible à l’aide (par exemple, dès le 1er avril 2021). Par ailleurs, une personne admissible à l’assistance peut choisir une couverture COBRA gratuite de manière prospective.

De toute évidence, des avis devront être émis à l’intention des bénéficiaires admissibles associés à la perte de couverture d’un employé en raison d’une cessation d’emploi (autre que volontaire) ou d’une réduction des heures de travail survenue depuis le 1er octobre 2019.

Comme nous l’avons vu plus haut, il semble également que des avis devront être envoyés aux bénéficiaires qualifiés associés à la perte de couverture d’un employé en raison d’une cessation d’emploi (autre que volontaire) ou d’une réduction des heures de travail survenue à partir du 1er avril 2018 et avant le 1er octobre 2019, s’il y a eu une prolongation de la période de couverture de 18 mois qui a dû être fournie en raison d’un événement admissible COBRA supplémentaire (en supposant que la période de couverture maximale aurait alors été prolongée au-delà du 1er avril 2021).

Les administrateurs de régimes devraient rassembler des informations dès maintenant afin d’être prêts à envoyer les avis requis. Malheureusement, les FAQ du DOL ne fournissent pas beaucoup de conseils pratiques sur les exigences en matière d’avis. En général, les avis COBRA peuvent être envoyés par courrier de première classe à la dernière adresse connue d’un bénéficiaire qualifié. Toutefois, il peut être conseillé, dans certaines circonstances, d’envoyer une lettre avec accusé de réception.

Les FAQ du DOL ne donnent aucune indication sur ce qu’un administrateur de régime ou un employeur doit faire s’il manque des bénéficiaires qualifiés. Il est conseillé à l’employeur de prendre au moins quelques mesures de bon sens pour les localiser. Par exemple, d’anciens collègues de travail peuvent savoir où se trouve un bénéficiaire qualifié disparu. L’employeur peut également disposer d’un numéro de téléphone ou d’une adresse électronique personnelle qui pourraient être utilisés pour contacter un bénéficiaire qualifié disparu.

Crédits d’impôt et questions relatives aux compagnies d’assurance

Afin d’aider à compenser les coûts de la fourniture d’une couverture COBRA gratuite, la loi prévoit des crédits d’impôt sur les taxes Medicare de l’employeur. Les crédits d’impôt sont basés sur les primes COBRA qui auraient été payées par le bénéficiaire qualifié pour la couverture COBRA gratuite en question.

Les FAQ du DOL indiquent que le département du Trésor et l’IRS ont examiné les FAQ et les ont approuvées. Toutefois, les FAQ du DOL ne fournissent aucune orientation concernant les crédits d’impôt. Il n’est pas clair quand les contribuables peuvent s’attendre à recevoir des directives du département du Trésor ou de l’IRS concernant les crédits d’impôt.

Cette partie de la loi comporte une tournure inhabituelle. Sauf disposition contraire du Secrétaire du Trésor, les crédits d’impôt sont accordés aux personnes suivantes :

  • Si le régime est un régime multi-employeurs, le régime multi-employeurs lui-même.

  • Si le régime est entièrement ou partiellement auto-assuré, à l’employeur qui parraine le régime (y compris les employeurs gouvernementaux étatiques et locaux).

  • Si le régime n’est pas décrit ci-dessus, à la compagnie d’assurance.

Si un employeur a un régime entièrement assuré, il est probable qu’il devra continuer à payer des primes à l’assureur pour l’inscription de tout bénéficiaire qualifié. Toutefois, la loi prévoit que le crédit d’impôt va à la compagnie d’assurance, et non à l’employeur.

Dans ce scénario, la loi ne semble pas obliger l’assureur à donner à l’employeur une partie des crédits d’impôt pour compenser les primes de l’employeur. Il semble donc qu’un employeur doive négocier avec un assureur pour que les crédits d’impôt de l’assureur soient utilisés pour compenser les primes de l’employeur qui sont dues en vertu du régime pour les bénéficiaires admissibles.

Dans le cas d’un régime auto-assuré, l’employeur recevra directement les crédits d’impôt. Toutefois, une question secondaire pourrait se poser en ce qui concerne la couverture de l’employeur en vertu d’une police d’assurance en excédent de pertes.

La loi ne traite pas de la couverture des polices d’assurance en excédent de pertes. Ainsi, les employeurs auto-assurés peuvent vouloir déterminer rapidement si la couverture en excédent de perte du régime s’appliquera aux réclamations encourues par les bénéficiaires qualifiés COBRA qui obtiennent une couverture COBRA gratuite jusqu’au 30 septembre 2021 ou qui profitent autrement des droits d’inscription prolongés en vertu de l’ARPA pour les périodes après le 30 septembre 2021. Si la police d’assurance en excédent de perte ne s’applique pas aux réclamations de ces bénéficiaires qualifiés, l’employeur peut essayer de négocier avec l’assureur en excédent de perte pour une couverture supplémentaire.

* * *

[1] P.L. 117-2, en vigueur le 11 mars 2021. [2] Voir https://www.dol.gov/agencies/ebsa/laws-and-regulations/laws/cobra/premiu…). [3] Pour les employeurs du secteur privé, la COBRA est contenue dans la partie 6 du sous-titre B du titre I de l’Employee Retirement Income Security Act (ERISA) (29 U.S.C. §601 et. seq.). Les sanctions fiscales en cas de non-respect de la loi sont prévues par la section 4980B de l’Internal Revenue Code. Les employeurs gouvernementaux des États et des collectivités locales sont soumis à certaines dispositions de la loi sur les services de santé publique (42 U.S.C. §300bb-1 et. seq.). [4] Il semble, d’après la FAQ du DOL, que les exigences de la section 9501 de l’ARPA ne s’appliquent pas si le régime collectif de soins de santé est admissible à l’exception pour les petits employeurs de la loi COBRA.

Copyright 2021 Squire Patton Boggs (US) LLPNational Law Review, Volume XI, Numéro 102

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